Arkevia is gebaseerd op een digitale kluis die is bedoeld om gedigitaliseerde loonstroken en HR-documenten te ontvangen die door de werkgever worden verzonden. De dienst, uitgegeven onder het merk MyArkevia, richt zich op werknemers wiens bedrijf deze oplossing heeft gekozen om loonstroken, arbeidsovereenkomsten, aanvullingen of attesten te archiveren. Toegang tot zijn Arkevia-account vereist begrip van zowel het initiële activatieproces als de beveiligingsmechanismen die het opslaan van deze gevoelige documenten omkaderen.
AES-256 encryptie en archiveringsnormen op Arkevia
De meeste inloggidsen voor MyArkevia beperken zich tot het uitleggen waar te klikken. Ze zwijgen over de technische infrastructuur die de betrouwbaarheid van de dienst waarborgt. De documenten die in de kluis worden opgeslagen, zijn versleuteld met het algoritme AES-256, een niveau dat als bankwaardig wordt gekwalificeerd. Deze encryptiestandaard wordt gebruikt door financiële instellingen en overheden om geclassificeerde gegevens te beschermen.
De archiveringsarchitectuur is gecertificeerd NF Z42-013, de Franse referentienorm voor elektronische archivering met bewijswaarde. De datacentra voldoen bovendien aan de norm ISO/IEC 27001 voor informatiebeveiligingsbeheer. De servers zijn gevestigd in Frankrijk, waardoor het hele systeem onder de RGPD-jurisdictie valt zonder gegevensoverdracht buiten de Europese Unie.
Deze drie pijlers (encryptie, archiveringscertificering, nationale hosting) onderscheiden MyArkevia van een eenvoudige publieke cloudopslag. Een werknemer die de digitalisering van zijn loonstroken accepteert, vertrouwt zijn documenten toe aan een infrastructuur waarvan het normatieve kader de integriteit gedurende de wettelijke bewaartermijn waarborgt.
Om beter te begrijpen hoe de dagelijkse werking en de inlogstappen zijn, geeft de toegang tot het Arkevia-account een gedetailleerd overzicht van het volledige proces van activatie tot documentherstel.
Activatie van het MyArkevia-account: wat de werkgever echt in gang zet
De werknemer creëert zijn MyArkevia-account niet uit eigen initiatief. Het is de werkgever die het proces in gang zet door een uitnodiging per e-mail te verzenden. Deze e-mail bevat een activatielink en een tijdelijke code. Zonder deze uitnodiging is het onmogelijk om toegang te krijgen tot de dienst.
Het wettelijke kader regelt deze stap nauwkeurig. Sinds de Arbeidswet van 2016 (artikel L3243-2 van de Arbeidswet) kan de werkgever de loonstroken standaard digitaliseren, tenzij de werknemer expliciet bezwaar maakt. De werknemer heeft een termijn van dertig dagen om de digitalisering te weigeren na kennisgeving. Na deze termijn zonder bezwaar vervangt de elektronische loonstrook het papieren formaat.
Enkele punten verdienen aandacht bij de activatie:
- De uitnodigingsmail komt vaak in de ongewenste e-mail terecht, vooral bij bedrijfs-e-mailaccounts met strikte filters. Controleer de spammap voordat u contact opneemt met de HR-dienst om onnodige heen-en-weer communicatie te vermijden.
- De activatielink heeft een beperkte geldigheidsduur. Als de termijn is verstreken, moet een nieuwe link worden aangevraagd bij de werkgever of de HR-dienst, omdat de gebruiker zelf geen nieuwe uitnodiging kan genereren.
- Het wachtwoord dat tijdens de activatie is gekozen, moet voldoen aan complexiteitscriteria (hoofdletters, kleine letters, cijfers, speciale tekens). Dit wachtwoord is specifiek voor de kluis en mag niet hetzelfde zijn als dat van de professionele e-mail.
Inloggen op MyArkevia en beheer van gedigitaliseerde loonstroken
Twee adressen bestaan naast elkaar: myarkevia.com voor werknemers (professionele toegang) en arkevia.com voor particulieren die de kluis persoonlijk gebruiken. Een verwarring tussen de twee portalen komt vaak voor en leidt tot fouten in de inloggegevens.
De gebruikelijke inlog vereist het e-mailadres dat tijdens de activatie is opgegeven en het bijbehorende wachtwoord. In geval van vergeten, stuurt de resetprocedure een link naar ditzelfde e-mailadres. Als de werknemer sinds de activatie van e-mailadres is veranderd (bijvoorbeeld bij vertrek uit het bedrijf of wijziging van provider), wordt het herstel complexer en is direct contact met de Arkevia-ondersteuning nodig.
Bewaring van documenten na vertrek uit het bedrijf
Een vaak verkeerd begrepen punt: de MyArkevia-kluis blijft toegankelijk voor de werknemer, zelfs na het einde van het arbeidscontract. De gearchiveerde loonstroken worden vijftig jaar bewaard of tot de vijfenzeventig jaar van de houder, in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen. De voormalige werkgever kan de al opgeslagen documenten niet verwijderen of wijzigen.
De werknemer behoudt zijn persoonlijke inloggegevens. Hij kan zijn documenten blijven bekijken, downloaden of delen vanuit zijn account. Echter, er zullen geen nieuwe documenten door de voormalige werkgever worden toegevoegd na de beëindiging van het contract.
Beperkingen en onduidelijkheden van de digitale kluis Arkevia
De technische robuustheid van de dienst mag bepaalde praktische beperkingen niet verdoezelen. De interface van MyArkevia blijft sober, om niet te zeggen somber. De classificatie van documenten is gebaseerd op door de werkgever vooraf gedefinieerde categorieën, en de werknemer heeft beperkte ruimte om zijn bestanden volgens zijn eigen logica te reorganiseren.
Het indienen van persoonlijke documenten (diploma’s, huurkwitanties, identiteitsbewijzen) is mogelijk, maar de toegewezen opslagruimte varieert afhankelijk van de contracten die door de werkgever zijn afgesloten. De ervaringen van gebruikers verschillen hierover: sommige gebruikers melden een ruim voldoende ruimte, terwijl anderen tegen beperkingen aanlopen die hen dwingen om te kiezen tussen documenten.
De mobiele applicatie bestaat, maar de gebruiksvriendelijkheid blijft achter bij de huidige standaarden. De navigatie vereist meerdere stappen om een specifiek document te bereiken, terwijl concurrenten zoals Digiposte of PeopleDoc meer directe routes aanbieden.
De vraag naar de overdraagbaarheid van gegevens in geval van wijziging van de dienstverlener door de werkgever moet ook worden gesteld. Als een bedrijf besluit over te stappen naar een andere digitale kluis, is de overdracht van de al gearchiveerde documenten in MyArkevia niet automatisch. De werknemer doet er goed aan om regelmatig zijn loonstroken te downloaden om een lokale kopie te hebben die onafhankelijk is van de door zijn werkgever gekozen dienstverlener.
MyArkevia vervult zijn rol van veilige archivering met een solide normatief kader. De echte kwetsbaarheid van het systeem ligt niet in de techniek, maar in de afhankelijkheid van de keuze van de werkgever: de werknemer heeft geen controle over de activatie, de migratie of de toegewezen opslagruimte. Het behouden van een lokale kopie van elk document blijft de meest concrete voorzorgsmaatregel.